Décès d'un salarié : que doit faire l'employeur (Québec)

Vous venez d'apprendre le décès d'un membre de votre équipe. Avant même de penser aux formulaires, je veux vous dire que ce moment est lourd à porter pour vous aussi. On vous demande d'être organisé alors que tout le monde autour de vous est ébranlé. Je vais rester près de vous et avancer une démarche à la fois.

L'essentiel en 3 points

• Vous devez produire un relevé d'emploi (RE) auprès de Service Canada dans un délai court, et verser les dernières sommes dues, parfois à la succession.
• Si le décès est lié à un accident du travail, vous devez communiquer avec la CNESST le plus rapidement possible.
• La famille a, de son côté, des démarches longues à mener. Votre rôle peut s'arrêter à quelques gestes clairs et à une orientation bienveillante.

Le premier réflexe : produire le relevé d'emploi

Le décès d'un employé met fin à sa rémunération. Cette interruption déclenche votre obligation de produire un relevé d'emploi auprès de Service Canada, comme pour toute fin de versement de paie.

Le délai est serré. En version électronique, vous avez 5 jours civils après la fin de la période de paie au cours de laquelle survient l'interruption de rémunération. À défaut, le relevé doit être produit dans les 5 jours suivant l'interruption, ou la date à laquelle vous en prenez connaissance.

Ce relevé permet à Service Canada de déterminer l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi. Deux cases méritent votre attention. La case 17 (A, B et C) sert à déclarer toutes les paies et sommes versées en raison de la cessation d'emploi, autres que la paie régulière. La case 16 sert à indiquer la personne-ressource qui pourra fournir des précisions. Inscrivez-y quelqu'un de joignable, c'est souvent ce qui évite des allers-retours à la famille plus tard.

La dernière paie et les retenues

Il reste presque toujours des sommes à verser. Salaire couru, vacances accumulées, parfois des heures supplémentaires. Voici comment Revenu Québec traite ces montants.

Toute somme due qui aurait été versée dans l'année si l'employé n'était pas décédé, et qui aurait été assujettie aux retenues à la source et à certaines cotisations de l'employeur, demeure assujettie à ces retenues lorsqu'elle est versée après le décès.

Deux nuances changent le calcul. La somme versée après le décès n'est pas assujettie aux cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). Les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ), elles, se retiennent jusqu'au moment du décès, en tenant compte du nombre de mois écoulés jusqu'au décès, mois du décès inclus.

Un cas particulier mérite d'être connu. Le paiement des congés de maladie accumulés au moment du décès est considéré comme une prestation consécutive au décès. Il n'est donc assujetti qu'à une retenue d'impôt de 14 % ou 19 %, selon le cas.

À qui verser ces sommes

Souvent, ces montants ne reviennent pas à un compte personnel resté ouvert, mais à la succession de la personne. C'est le liquidateur qui représente la succession et qui pourra vous indiquer où et comment verser.

Si votre organisation relève de la fonction publique du Québec, la marche à suivre est encadrée. Le décès doit être déclaré sans délai à la direction des ressources humaines, au moyen du formulaire « Déclarer le décès d'un membre du personnel de la fonction publique québécoise ». La Direction générale des services de rémunération émet ensuite un chèque à la succession pour les réserves accumulées jusqu'au décès, comme les vacances, les congés de maladie ou les heures supplémentaires, s'il y a lieu.

L'assurance collective et le régime de retraite

Si l'employé détenait une assurance vie par votre régime d'assurance collective, votre rôle est de transmettre l'information à la succession. Sur demande, la compagnie verse à la succession le montant d'assurance vie établi selon les conditions de travail.

Côté retraite, dans la fonction publique, l'employeur verse à la succession la rente due ou rembourse les cotisations versées au régime de retraite. De son côté, Retraite Québec verse, sur demande, une prestation de décès.

Quand le décès est lié au travail

Si le décès survient dans un accident du travail ou découle d'une maladie professionnelle, vous avez une obligation distincte. Vous devez communiquer avec la CNESST le plus rapidement possible. Le décès d'un travailleur fait partie des situations à déclaration obligatoire.

Pour un accident du travail, vous remplissez le formulaire « Avis de l'employeur et demande de remboursement » (ADR). Il sert à aviser la CNESST que le travailleur sera incapable d'exercer son emploi au-delà du jour de l'événement, et à demander le remboursement des sommes versées pour les 14 premiers jours d'absence. L'ADR se remplit en ligne, par l'espace employeur ou le service sans inscription, ou par formulaire PDF.

Questions fréquentes

Dans quel délai dois-je produire le relevé d'emploi ?

En version électronique, dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle survient l'interruption de rémunération. À défaut, dans les 5 jours suivant l'interruption ou la date à laquelle vous en prenez connaissance. Le décès est traité comme toute interruption de la rémunération.

À qui dois-je verser les sommes dues à l'employé décédé ?

Ces sommes reviennent généralement à la succession de la personne. C'est le liquidateur qui représente la succession et qui peut vous indiquer la marche à suivre. Dans la fonction publique du Québec, c'est la Direction générale des services de rémunération qui émet un chèque à la succession pour les réserves accumulées.

Les retenues à la source s'appliquent-elles encore après le décès ?

Oui, en partie. Les sommes dues versées après le décès demeurent assujetties aux retenues et cotisations applicables, sauf les cotisations au RQAP. Les cotisations au RRQ se retiennent jusqu'au mois du décès inclus. Le paiement des congés de maladie accumulés, lui, n'est assujetti qu'à une retenue d'impôt de 14 % ou 19 %, selon le cas.

Dois-je toujours aviser la CNESST ?

Seulement si le décès est lié à un accident du travail ou à une maladie professionnelle. Dans ce cas, vous devez communiquer avec la CNESST le plus rapidement possible, car le décès d'un travailleur fait partie des situations à déclaration obligatoire.

Pour aller plus loin

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