Décès d'un salarié : les démarches de l'employeur (BE)

Vous venez d'apprendre le décès d'un membre de votre équipe. C'est un choc, même quand on dirige. Et au milieu de la peine, il y a des démarches à mener, parce que d'autres comptent sur vous pour bien faire. Je reste là, à côté de vous, le temps d'y voir clair.

L'essentiel en 3 points

• Le contrat de travail prend fin tout seul, le jour du décès. Vous n'avez aucun licenciement à notifier, et aucune indemnité de préavis n'est due à la famille.
• Côté ONSS, une seule chose presse vraiment : la Dimona OUT, à introduire au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la rupture du lien de travail.
• La famille a droit aux sommes qui étaient déjà exigibles : salaire échu, pécule de vacances, primes éventuelles. Pensez aussi à l'assurance groupe si elle existe.

Le contrat s'arrête de lui-même

Vous n'avez rien à décider ici. Le décès du travailleur met automatiquement fin au contrat de travail. La prestation de travail est personnelle, elle ne se transmet pas aux héritiers. Il n'y a donc pas de lettre de licenciement, pas de préavis à respecter.

Une conséquence apaise souvent les esprits : aucune indemnité compensatoire de préavis n'est due à la famille, même si la personne était en cours de préavis au moment du décès. Ce qui revient aux héritiers, ce sont uniquement les rémunérations et indemnités qui étaient déjà exigibles avant le décès.

La déclaration à l'ONSS, sans tarder

C'est le point le plus sensible côté délai. La Dimona est la déclaration par laquelle vous communiquez à l'ONSS chaque entrée et chaque sortie de travailleur. Ici, il vous faut introduire une Dimona OUT.

Le délai est court. La Dimona de sortie doit être introduite au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date où le lien contractuel est rompu, c'est-à-dire la date du décès. Cette déclaration clôture la période d'occupation et fixe la date de fin de la relation de travail.

Ensuite vient la DmfA, la déclaration multifonctionnelle, par laquelle vous transmettez à l'ONSS les prestations et la rémunération du travailleur.

Si vous travaillez avec un secrétariat social

Beaucoup d'employeurs confient ces déclarations sociales, Dimona et DmfA, à un secrétariat social agréé ou à un prestataire de services. Si c'est votre cas, votre premier réflexe est simple : prévenez-le du décès. Il introduira la Dimona OUT et établira la DmfA pour vous.

Un détail à connaître. Quand vous êtes affilié à un secrétariat social, les notifications liées aux déclarations partent vers lui, pas vers vous. Vous pourriez donc ne rien recevoir directement. Un appel ou un message clair de votre part évite que la déclaration passe entre les mailles.

Ce que vous versez à la famille

Si la personne travaillait encore, son employeur doit être informé du décès, puis verser les salaires dus, le pécule de vacances et les primes éventuelles. C'est un geste concret, et il compte beaucoup pour ceux qui restent.

Le pécule de vacances suit deux logiques selon le statut.

Pour un employé, c'est vous qui payez le pécule de vacances de départ à la fin du contrat, à hauteur de 15,34 % de la rémunération brute.

Pour un ouvrier, le pécule n'est pas payé par vous mais par l'ONVA, l'Office National des Vacances Annuelles, ou par une caisse spéciale de vacances. En cas de décès d'un ouvrier, ce pécule revient aux ayants droit selon un ordre légal de priorité : d'abord le conjoint avec lequel l'ouvrier vivait au moment du décès, puis les enfants avec lesquels il vivait, ensuite toute personne avec qui il vivait, puis celle qui est intervenue dans les frais d'hospitalisation, et enfin celle qui a acquitté les frais funéraires. Pour l'obtenir, l'ayant droit complète et signe le formulaire DCD, puis le transmet à l'ONVA ou à la caisse spéciale à laquelle vous étiez affilié. Indiquer ce nom à la famille lui fait gagner un temps précieux.

L'assurance groupe, à ne pas oublier

C'est souvent la part la plus importante, et celle qu'on oublie le plus. Une assurance groupe, ou pension complémentaire, que vous avez souscrite pour vos travailleurs peut comporter une couverture décès. Elle garantit alors le versement d'un capital ou d'une rente aux bénéficiaires si le travailleur décède avant l'âge de la retraite.

Tout n'est pas systématique. Vous n'êtes pas obligé de prévoir une couverture décès. Si le plan n'en comporte pas et que la personne décède avant la retraite, les droits à la pension complémentaire sont en principe perdus. C'est précisément pour cela qu'il faut vérifier, et le dire honnêtement à la famille.

Les bénéficiaires sont fixés par le règlement de pension. Parfois l'affilié pouvait désigner librement quelqu'un, parfois le règlement impose un ordre auquel on ne peut pas déroger. Le partenaire de la personne décédée peut avoir droit au versement, selon ce que prévoit ce règlement. Vous pouvez demander ce règlement à l'organisateur, c'est-à-dire à vous-même ou à l'organisateur sectoriel, ou à l'organisme de pension. Transmettre les coordonnées de cet organisme à la famille, c'est lui ouvrir une porte qu'elle n'aurait peut-être jamais trouvée seule.

Questions fréquentes

Dois-je notifier un licenciement ou verser une indemnité de préavis ?

Non. Le contrat de travail prend fin automatiquement avec le décès. Vous n'avez aucun licenciement à notifier, et aucune indemnité compensatoire de préavis n'est due à la famille, même si la personne était en cours de préavis.

Quel est le délai le plus urgent côté ONSS ?

La Dimona OUT. Elle doit être introduite au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la rupture du lien de travail, donc le jour suivant le décès. Si vous travaillez avec un secrétariat social, prévenez-le aussitôt : c'est lui qui l'introduira.

Quelles sommes la famille peut-elle recevoir de l'entreprise ?

Les rémunérations et indemnités déjà exigibles avant le décès : le salaire échu, le pécule de vacances et les primes éventuelles. Pour un ouvrier, le pécule passe par l'ONVA ou une caisse de vacances. Vérifiez aussi l'existence d'une assurance groupe avec couverture décès.

Que faire si la personne avait une pension complémentaire ?

Vérifiez le règlement de pension, auprès de l'organisme de pension ou en tant qu'organisateur. Il indique s'il existe une couverture décès et qui en sont les bénéficiaires. Transmettez ces coordonnées à la famille, surtout au partenaire, qui peut avoir droit au versement.

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